I vantaggi della riduzione dell’onere amministrativo
Nel panorama italiano, le imprese sono tenute a dedicare molto temo a produrre informazioni e rendicontazione imposti dalle normative su una vasta gamma di materie. Nell’ottica di migliorare l’efficienza e la produttività aziendale, un approccio in grado di liberare risorse preziose – umane e finanziarie – potendole dedicare ad attività strategiche e riducendo così i costi operativi, passa attraverso la necessità di ridurre il carico burocratico. L’eccesso di oneri amministrativi rappresenta, infatti, un ostacolo alla crescita delle imprese e determina uno svantaggio delle aziende italiane rispetto ai competitor internazionali. Ridurre l’onere amministrativo è quindi un’attività che contribuisce ad andare verso gli obiettivi di cui sopra, una scelta valida che può garantire come vantaggio finale quello di effettuare scelte più dinamiche e significative per il proprio futuro. Ma cosa si intende per onere amministrativo e come è possibile ridurlo?
Cos’è l’onere amministrativo
Nell’ordinamento italiano vengono identificati come oneri amministrativi “i costi degli adempimenti cui cittadini ed imprese sono tenuti nei confronti delle pubbliche amministrazioni nell’ambito del procedimento amministrativo, compreso qualunque adempimento comportante raccolta, elaborazione, trasmissione, conservazione e produzione di informazioni e documenti alla pubblica amministrazione”.
L’onere amministrativo è, dunque, il costo che un’azienda sostiene per adempiere a un obbligo informativo imposto da una disposizione di legge. Si tratta di un obbligo di informazione che si è tenuti a produrre, elaborare, tenere a disposizione e fornire alla pubblica amministrazione, o a terzi, sul proprio operato o su ciò che si produce. Questi obblighi riguardano più aspetti, come ad esempio:
- segnalazioni di inizio attività;
- dichiarazioni;
- richieste di permessi;
- autorizzazioni;
- rapporti;
- relazioni;
- iscrizioni a registri o albi;
- rendicontazioni;
- verifiche e controlli periodici.
Come si misura l’onere amministrativo?
Come osservato finora, ridurre l’onere amministrativo è un fattore chiave per eliminare vincoli e liberare risorse utili allo sviluppo e alla competitività delle aziende. La misurazione degli oneri amministrativi è il primo passo per poter procedere alla sua riduzione. Questo processo serve a individuare e a quantificare gli obblighi informativi superflui rispetto alla tutela degli interessi pubblici, con l’obiettivo di fornire solo le informazioni necessarie.
Un metodo di misurazione è definito EU Standard Cost Model ed è il metodo adottato dalla Commissione Europea sulla base delle esperienze di applicazione dello strumento condotte nei Paesi Bassi. Questo metodo prevede la misurazione degli oneri amministrativi stimando il costo di singoli obblighi informativi imposti dalla normativa. Gli obblighi informativi consistono in tutti gli obblighi posti a carico delle aziende riguardanti raccolta, mantenimento e trasmissione di informazioni a terzi e/o ad autorità pubbliche.
Con questa metodologia, gli oneri amministrativi rappresentano una sorta di sottoinsieme dei costi amministrativi: la loro misurazione è mirata a stimare costi che l’impresa non sosterebbe se non esistesse un obbligo di legge.
Come si riduce l’onere amministrativo?
Ma quali sono le strategie che un’azienda può adottare per la riduzione dell’onere amministrativo?
- Digitalizzazione: utilizzare software e soluzioni digitali, eliminando i processi manuali e automatizzandoli, riduce gli sprechi di tempo e gli errori umani.
- Formazione: migliorare le competenze del personale, aumentandone le capacità di gestire le attività amministrative in modo più veloce, rende i processi più efficienti.
- Esternalizzazione: oltre a ridurre ed eliminare tutte le procedure e le attività che non sono strettamente necessarie, può essere utile affidare compiti amministrativi a fornitori di servizi.
- Standardizzazione dei processi: tutti i punti precedenti, però, servono a poco se i processi interni non sono ben definiti oppure sono programmati in modo poco chiari. Stabilire processi chiari e standardizzati, e garantirne il rispetto, concorre a velocizzarne lo svolgimento.
Ridurre l’onere amministrativo: quali sono i vantaggi?
La riduzione dell’onere amministrativo migliora significativamente l’efficienza e la produttività aziendale, ma non solo. Vediamo quali sono tutti i vantaggi.
- Riduzione dei costi: diminuendo le spese legate ai processi manuali, automatizzando e semplificando le attività operative, si svincolano delle preziose risorse finanziarie che possono successivamente essere reinvestite in aree più strategiche o per gli obiettivi di business.
- Efficienza operativa: semplificare i processi burocratici consente di risparmiare tempo e risorse, con ricadute positive sull’efficienza operativa di un’impresa.
- Produttività: con un minore onere amministrativo, a beneficiarne sono anche i dipendenti che, liberati dal carico manuale, possono concentrarsi su attività a valore aggiunto e in grado di aumentare la produttività.
- Conformità normativa: la riduzione degli oneri burocratici ridurre anche il rischio di incorrere in sanzioni amministrative.
- Aumento della competitività: un’azienda che dedica meno tempo alle questioni burocratiche ne guadagna per concentrarsi su decisioni strategiche e in grado di migliorare la qualità complessiva del business. L’impresa diventa più flessibile, agile e in grado di rispondere tempestivamente alle mutazioni degli scenari di mercato, a tutto vantaggio della competitività.
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